Правила автоматизации: пример 6
Передача задачи согласования менеджеру согласующего лица
Рабочий процесс нельзя продолжить, если от согласующего лица нет согласования соответствующей задачи согласования. Если согласующий не согласовал задачу, менеджер рабочего процесса может принять решение об эскалации, переназначив задачу согласования менеджеру согласующего лица. В этом примере рассмотрено, как это сделать с помощью правила автоматизации.
В данном случае автоматизация состоит из двух правил. Первое правило переназначает задачу согласования менеджеру согласующего лица, оно запускается триггером ‘После задержки’. Второе правило определяет, какой период считать задержкой. После задержки в 2 дня запускается первое правило.
Ниже описаны основные элементы такого правила автоматизации.
Эскалация согласования
Триггер
Правило должно выполняться при задержке в 2 дня, соответственно, в поле "Триггер" выбирается опция ‘После задержки’.
Выражения
Для правила задаются следующие выражения. В дальнейшем они используются для определения условия правила и выполняемых им действий:
1. is_assigned
Выражение is_assigned определяет, что значение поля "Статус" задачи согласования - все еще
‘Назначена’ (если статус изменился на ‘Отклонено’ или ‘Согласовано’, то эскалация не требуется). Выражение определяется следующим образом:
status = assigned
2. approval
Выражение approval добавляется для получения информации о согласовании. У
задачи согласования может быть несколько согласующих лиц. Для каждого согласующего
определяется запись согласования. Поскольку в рассматриваемой задаче согласования есть только один согласующий,
информация о нем должна быть получена из первой записи согласования. Выражение определяется следующим
образом:
approvals[first]
3. approver
Выражение approver необходимо для поиска менеджера
согласующего лица. Для поиска согласующего используется запись о согласовании, полученная
в предыдущем выражении. Запись о согласовании состоит из имени согласующего и статуса
согласования. Это выражение находит имя согласующего и определяется
следующим образом:
approval.approver
4. request
Выражение request используется для поиска первого запроса, связанного с рабочим
процессом, к которому принадлежит задача согласования. Этот запрос нужен для
получения названия продукта, указанного в запросе, и имени инициатора. Выражение определяется
следующим образом:
workflow.requests[first]
5. product
Выражение product используется для определения названия продукта, для которого требуется
согласование. Его можно найти в запросе в значениях расширения UI.
В свою очередь, эти значения находятся в пользовательском поле запроса. Выражение определяется
следующим образом:
request.custom_fields.name
6. requester
Выражение requester используется для поиска имени лица, для которого реализуется рабочий
процесс. Оно определяется следующим образом:
request.requested_for.name
7. manager
Выражение manager используется для поиска менеджера согласующего лица. Сам согласующий уже был найден посредством предыдущего выражения, тогда его менеджера можно определить следующим образом:
approver.manager
8. escalated
Выражение escalated проверяет, не была ли уже проведена эскалация для задачи согласования. Например, эскалированная задача согласования могла быть отклонена, и
менеджер рабочего процесса обновил ее статус до ‘Назначена’ для повторного запроса согласования. Правило автоматизации добавляет префикс “Эскалация:” к теме задачи согласования, чтобы задача не была переназначена руководителю менеджера изначального согласующего лица. Выражение проверяет, начинается ли тема со слова
“Эскалация”. Если да, то выражение ‘escalated’ будет истинным. Для этой проверки
существует оператор ‘starts_with’, который определяется следующим образом:
subject starts_with 'Эскалация:'
9. subject
Выражение subject находит тему задачи согласования. Оно определяется
следующим образом:
subject
10. escalated_subject
Выражение escalated_subject задает новую тему для задачи согласования при ее эскалации. Для этого добавляется префикс “Эскалация:”. Выражение определяется следующим образом:
- ‘
Эскалация:{{subject}}’
Условие
После определения выражений необходимо задать условие, при котором выполняется правило автоматизации. В рассматриваемом примере правилу нужно проверить
два условия. Первое - статус задачи должен быть ‘Назначена’. Второе - ранее для задачи не должно было случаться эскалации. Условия можно задать с помощью уже определенных выражений. Оператор ‘and’ позволит использовать несколько выражений. Обратите внимание: в рассматриваемом случае выражение escalated не всегда является истинным, поэтому в условии также используется оператор ‘not’. Условие определяется
следующим образом:
is_assigned and not escalated
При выполнении условия должны производиться три действия:
- Добавить комментарий к задаче согласования для получения информации менеджером согласующего лица об эскалации задачи.
- Заменить согласующее лицо его менеджером.
- Обновить тему задачи согласования с добавлением префикса “Эскалация:”
Обновление 1
Действие, выполняемое правилом, — это добавление к задаче согласования комментария, который уведомляет менеджера согласующего лица о том, что задача переназначена ему (менеджеру). Поскольку правило автоматизации определено для текущей задачи согласования, поле "Обновить" не нужно заполнять. В этом случае значение по умолчанию присваивается текущей записи (т.е. задаче согласования).
Добавить комментарий
Требуемое действие - ‘Добавить комментарий’. При добавлении этого действия появляется текстовое поле, в которое вводится текст комментария. Переменные в комментарии (имена согласующего, его менеджера и инициатора; название продукта) уже определены в выражениях. Они добавляются в текст посредством двух фигурных скобок. Комментарий определяется следующим образом:
Уважаемый {{manager}},{{requester}} ожидает 2 дня согласования от {{approver}}
для регистрации продукта {{product}} в SAP.
Обновление 2
Второе действие правила меняет согласующее лицо на его менеджера. Запись согласования уже была определена в выражении. Поэтому значение поля "Обновить" устанавливается на выражение approval.
Задать
Поле "Согласующий" записи согласования должно быть установлено на менеджера первоначального согласующего лица. Для этого в поле "Задать" указывается следующее:
approver = manager
Обновление 3
Третье действие обновляет тему задачи согласования - добавляет в нее текст (префикс). Поскольку правило автоматизации определено для задачи согласования, поле "Обновить" не нужно заполнять. В этом случае значение по умолчанию присваивается текущей записи (т.е. задаче согласования).
Задать
Новый префикс темы был определен в выражении escalated_subject. Поэтому в поле "Задать" указывается следующее:
subject = escalated_subject
Запланировать эскалацию задачи согласования через 2 дня
Триггер
Правило "Эскалация задачи согласования" должно выполняться через 2 дня после назначения задачи согласующему лицу. Значит, в поле "Триггер" выбирается значение ‘При обновлении статуса’.
Выражения
Для правила задается следующее выражение. В дальнейшем оно используется для определения условия правила:
1. is_assigned
Выражение is_assigned указывает, что поле "Статус" задачи согласования имеет значение
‘Назначена’. Оно определяется следующим образом:
status = assigned
Условие
После определения выражения правилу задается условие, при котором это правило выполняется. В рассматриваемом примере статус задачи должен быть ‘Назначена’. Поскольку для этого уже есть выражение, истинное условие имеет следующий вид:
is_assigned
Это все, что нужно ввести в поле "Условие" для правила.
Задержка выполнения
Действие, которое должно выполняться правилом, является отложенным, поэтому оно состоит из двух частей. Сначала в поле "После" указывается длительность задержки. Затем в поле "Начать" выбирается правило, которое выполняется после задержки.
После
Необходимо установить продолжительность задержки. Время можно задать в секундах, минутах, часах, днях, месяцах или годах. В рассматриваемом примере продолжительность задержки в 2 дня определена следующим образом:
2.days
Начало
Выберите правило автоматизации, у которого в поле "Триггер" установлено значение ‘После задержки’. В рассматриваемом примере правило ‘Эскалация задачи согласования’ выбрано следующим образом:
Эскалация задачи согласования