Аккаунты (пространства)
Учетная запись в системе создается для организации, когда она решает начать пользоваться системой. Все записи организации хранятся в этой учетной записи. Первоначально доступ к этим записям есть только у людей относящихся к этой учетной записи.
При необходимости организация может установить доверительные отношения с другими учетными записями системы. Это позволяет заключать Соглашения об уровне обслуживания и Соглашения о поддержке первой линии между этими учетными записями. Кроме того, доверительные отношения позволяют администратору учетной записи сделать одну или несколько ролей учетной записи доступными для доверенной учетной записи.
У некоторых организаций есть несколько учетных записей. Одна учетная запись может использоваться центром обработки данных, а другие - филиалами в разных странах или регионах. Центр обработки данных и ИТ-подразделения различных филиалов могут быть полностью автономны, если каждый из них использует свою учетную запись. Они могут ограничивать доступ к своим данным по своему усмотрению и при этом беспрепятственно взаимодействовать с другими подразделениями организации. Преимущество разделения данных центра обработки данных и различных ИТ-подразделений по разным учетным записям в том, что каждое подразделение организации может настраивать свою учетную запись по своему усмотрению, не влияя на конфигурацию учетных записей других подразделений.
Как правило, организации следует рассмотреть возможность создания отдельной учетной записи для каждого из своих ИТ-подразделений.
Переключатель учетных записей
Если у пользователя есть роли различных учетных записей и, он соответственно, может видеть записи этих учетных записей, он может переключиться на другую учетную запись, щелкнув на переключателе учетных записей, расположенном под представлением. По умолчанию переключатель устанавливается на ту учетную запись, к которой принадлежит запись пользователя. Если у пользователя есть доступ к нескольким учетным записям, то название учетной записи, отображаемое в переключателе, сопровождается маленьким треугольником.
Учетные записи каталогов и учетные записи доменов поддержки
Если система используется несколькими доменами поддержки одной организации (например, отделом информационных технологий, отделом кадров и отделом эксплуатации зданий), то в этой организации, как правило, создается учетная запись каталога. Учетная запись каталога используется для регистрации всех записей “Организации”, “Пользователя” и “Филиалов” всей организации. При использовании учетной записи каталога каждый из доменов поддержки организации получает свою собственную учетную запись в системе. Эти учетные записи доменов поддержки связаны с учетной записью каталога. Эти связи предоставляют учетным записям доменов поддержки доступ ко всем записям “Организации”, “Пользователя” и “Филиалы” учетной записи каталога.
Преимущества, которые дает учетная запись каталога, заключаются, прежде всего, в следующем:
- У всех сотрудников организации есть онлайн доступ к доменам поддержки, предоставляющим им услуги, с единого портала самообслуживания.
- Каждый запрос регистрируется в той учетной записи домена поддержки, для которой он был подан. Таким образом, доступ к этим запросам ограничивается пользователями с ролью учетной записи домена поддержки.
Строгая конфиденциальность
В учетной записи, для которой включена опция ‘Строгая конфиденциальность’ доступ специалистов учетной записи ограничен к заявкам, проблемам, задачам и проектным заданиям, которые назначены их команде. У пользователя, который отправляет задание на утверждение есть доступ ко всему рабочему процессу. Пользователь с ролью "Менеджер проекта" может видеть только те проекты, для которых он является руководителем. Пользователи, указанные в задаче проекта, могут видеть весь проект.
Если запрос с внутренней заметкой учетной записи с высоким уровнем приватности назначается другой учетной записи, у которой отключен ‘Строгая конфиденциальность’, то все специалисты этой учетной записи могут видеть запрос, но не могут видеть внутреннюю заметку, даже если у этой учетной записи та же учетная запись каталога, что и учетной записи с высоким уровнем приватности.
Конфиденциальность конечного пользователя
У пользователей, связанных с учетной записью, для которой включена опция ‘Конфиденциальность конечных пользователей’, не может быть ролей. Учетные записи с опцией "Конфиденциальность конечного пользователя" предназначены только для конечных пользователей. Как правило, учетные записи конечных пользователей используются в государственных, торговых и образовательных организациях для регистрации граждан, потребителей и студентов. Эти люди не могут упоминать других или быть упомянутыми. Они также не могут регистрировать запросы от имени других лиц и не могут регистрировать запросы от их имени. Они не могут быть ключевыми контактами или представителями заказчика. Ни в коем случае человек из учетной записи “Конфиденциальность конечного пользователя” не может видеть другого человека из этой учетной записи или его последователей.